(SimplyDesk) نحوه ارزیابی و انتخاب یک نرم افزار خدمات پشتیبانی

(SimplyDesk) نحوه ارزیابی و انتخاب یک نرم افزار خدمات پشتیبانی :در نرم افزارهای خدمات پشتیبانی گزینه های متعددی وجود دارد. کدام بسته نرم افزاری مناسب کار شما است؟ نرم افزار خدمات پشتیبانی سرمایه گذاری مهمی برای هر فعالیت کاری میباشد. روند و طبیعت آن باعث تغییرات  روال انجام فعالیت های تجاری شما خواهد شد. جهت درک بهتر این نرم افزار، تنظیم،  استفاده و برآورد آن از شما تقاضا داریم که زمان مطالعه مناسبی به نرم افزار خدمات پشتیبانی اختصاص دهید.
در مرحله اول فرض نکنید که تمامی نرم افزار های مشابه و موجود از نظر دامنه و توانایی مشابه هم هستند. وب سایت های ارائه دهندگان این نوع نرم افزار ها در بازاریابی خود به این مسئله اشاره نموده اند. تنها راه مشخص شدن اینکه نرم افزار برای شما کاربرد دارد اینست که آنرا دریافت،  نصب و استفاده کنید. دیدن نرم افزار از طریق وب خوب است ولی بر این روش اتکآ نکنید.
اگر در زمان بر آورد نیاز به کمک دارید با ما تماس بگیرید و مشورت کنید. در دوره استفاده از نرم افزار آزمایشی   (Trial)  شما از پشتیبانی فنی شرکت برخوردار هستید. در مورد هر گونه موارد نصب، تنظیمات ، استفاده و غیره با ما تماس بگیرید.
برای بر آورد نرم افزار خدمات پشتیبانی نکات ذیل را اول مطالعه کنید.
۱- تیم IT  خود را بکار بگیرید
نرم افزار خدمات پشتیبانی جهت کار گروهی و تیمی طراحی شده است و تمامی گروه های مرتبط از آن جهت مبادله اطلاعات، کار ها، یادداشت ها و دیگر موارد استفاده میکنند. بهترین راه برآورد آن بکار گیری تمام تیم خود در این تجربه است. پیشنهاد می شود که جلسه ای برگذار کنید و نیاز های خود را برای نرم افزار خدمات پشتیبانی بررسی نماید. در مورد موقعیت فعلی و نیاز های خود صحبت کنید. نوع سرویس مورد نظر برای مشتریان را مطرح کنید و برخی از خدمات خود و اهداف پشتیبانی را یادداشت کنید. از اهداف مورد نظر در داشتن نرم افزار خدمات پشتیبانی به دیدگاه و نتیجه گیری گروهی برسید. این برآورد را به عنوان تمرین گروهی در نظر بگیرید چون همگی قرار است از آن استفاده کنند.
۲- واردات اطلاعات مشتری موجود
یکی از بهترین روش های برآورد استفاده از اطلاعات آشنا برای سازمان خود میباشد. با استفاده از import wizard قدرتمند ما لیست های مشتریان، سایت ها، اطلاعات مشتریان و غیره خود را وارد نرم افزار کنید. وقتیکه اطلاعات آشنا را برای استفاده داشته باشید خدمات پشتیبانی بسیار بهتر برای شما و تیم شما عمل می کند و منطقی تر به آن نگاه خواهید کرد. اگر در زمان بر آورد نیاز به کمک دارید با ما تماس بگیرید و مشورت کنید.
۳- بر روی طرح خود وقت صرف کنید
نرم افزار خدمات پشتیبانی جهت عملکرد درست نیاز به پیکربندی دارد. این موارد شامل کد های الویت بندی (Priority codes)، نوع کار  (Job Types)، موارد سلسله مراتب  (issue Hierarchies)، کد های تفکیک پذیری (Resolution codes)، انواع پایگاه داده (Knowledge Base types) و غیره می باشد. با تیم خود نوع کد مورد نظر را مطرح کنید. شاید زمان آن رسیده است که سیستم کد خود متحول کنید و ترجیحآ از کد های قبلی استفاده نکنید. ببینید که نرم افزار توان لازم را برای سازمان شما دارد و به اثرات آن فکر کنید. کد هایی که استفاده می کنید و روش تنظیم نرم افزار میتواند اثر بسزایی برای توانایی اتوماسیون و بازدهی گزارش دهی سیستم داشته باشد.
۴- همه را درگیر کار با خدمات پشتیبانی کنید
بهترین راه برآورد خدمات پشتیبانی درگیر کردن و استفاده همگی از محصول است. آنرا بر روی همه کامپیوتر ها در ابعاد پشتیبانی شده آماده کنید و افراد را تشویق کنید که با آن کار کنند. در یک محیط زنده (Live) از ان استفاده کنید. تماس ها، اطلاعات، و غیره را ثبت کنید و با تنظیمات واقعی کارکرد آنرا تجربه کنید. اجازه دهید افراد از آن دائم استفاده کنند و فیدبک بگیرید.
۵- دوره آموزشی پایه برای کارمندان خود
خدمات پشتیبانی اطلاعات زیادی برای استفاده از نرم افزار در خود دارد. همزمان شما مرجعی جهت اجرآ سریع آن (Quick start guide) دارید که برای یوزر ها و مدیران سیستم نرم افزار بسیار مفید است.
۶- مشتریان خود را درگیر کنید
زمانیکه شروع به استفاده از خدمات پشتیبانی کردید از مشتریان خود در مورد سطح جدید خدمات نظر خواهی کنید. سوال هایی از آنها بپرسید و آنها را در سازمان بررسی کنید.
۷- از تیم خود فیدبک بگیرید
با تیم خود در تماس باشید. جلساتی بگذارید و از مراحل برآورد گزارش دریافت کنید. جایگاه خدمات پشتیبانی را بسنجید. ببینید خدمات پشتیبانی کجا مفید است، کجا کار نمی کند، افراد با آن چه تعاملی دارند، حالت اتوماسیون آن چگونه است و روند فعالیت چیست.
۸- ا دیگر شرکت هایی که با خدمات پشتیبانی کار می کنند فیدبک بگیرید
بهترین برآورد از هر محصول کاربرهای موجود آن و سطح رضایت آنان می باشد. بجای نظر به تبلیغات ارائه دهنده محصول و مذاکرات با فروش و دریافت اطلاعات از سایت اینترنتی میتوانید از استفاده کننده واقعی و کسانی که با ان کار می کنند فیدبک بگیرید.
۹- گزارش گیری کنید
پس از وارد کردن اطلاعات- در زمان برآورد محصول- از آن گزارش بگیرید. ببینید انواع گزارش چه ساختاری دارند و آیا برای شما خلاصه گزارش، گزارشات با جزئیات و گزارشات آماری ارائه می دهند. اجرآ و بررسی گزارشات دیدگاه بهتری را از وضعیت پشتیبانی و اثرات محصول روی تیم به شما می دهد. چالش های پشتیبانی را بسنجید، برای مثال افراد فعال چه کسانی هستند و تاخیرکنندگان چه افرادی هستند. گزارشات به سازمان شما نشان خواهند داد که آیا خدمات پشتیبانی به شما پشتیبانی موثر میدهد یا خیر.
۱۰-  با افراد فروش و پشتیبانی خدمات تماس بگیرید و مشورت کنید
آیا نیاز به کمک در زمان بررسی خدمات پشتیبانی دارید. با افراد فروش و پشتیبانی خدمات پشتیبانی تماس بگیرید و مشورت کنید. ما آماده خدمات رسانی به شما هستیم.
ما در امر نصب، تنظیمات، ایده یابی و غیره در خدمت شما هستیم.