7 مورد که وقت تیم IT را تلف میکند

7 مورد که وقت تیم IT را تلف میکند

در بخش IT و امنیت هر سازمان کارکنان جلودار در حفظ امنیت و نصب عوامل کنترلی مورد نیاز میباشند. اگر سازمانی در تلاش کاهش سختی ها و چالش های بخش IT و امنیت باشد، به 7 مورد زیر رویکرد داشته باشید. از این موارد آگاه باشید و آنها را حل کنید.

1-    انجام دستی (manual) تمام کار ها: این یعنی حجم بالایی از کار به صورت دستی. حجم زیاد کار (مانند نصب نرم افزار، بروزرسانی، اصلاحات، بهبود دادن سیتم ها) که بخش IT و امنیت با آن مواجه است ممکن است شما را به چالش بکشد و وقت گران بهاء کارکنان را بگیرد. اگر از ابزار و راه حل های اتوماسیون و یکپارچه سازی درست استفاده کنید بسیاری از چالش ها حل میشود.

2-    اگر کاربر وجود نداشت کار ها راحت تر میشد: شما باید توانایی جلوگیری از وقایع را داشته باشید. زمان دوره دادن به کاربر ها کمتر از زمان صرف شده بر مدیریت وقایع و چالش ها است. در IT زمان زیادی صرف مدیریت درخواست ها میشود، اما اگر کاربرها از عملکرد خود آگاهی بیشتری داشته باشند از موارد و سوآلات جلوگیری میشود. سازمان بهتر است به فکر سرمایه گذاری بیشتر منابع و وقت صرف دوره دادن به کاربر و بروزرسانی اطلاعات آنان از طریق برگزاری جلسات و کنفرانس باشد. وقت گران بهاء روزانه را صرف مدیریت بر درخواست های جزیی قابل پیشگیری نکنید.

3-    عدم تمرکز بر فعالیت های جلوگیری(preventative): مشکل “الویت دادن به بررسی موارد ضروری” بجای آنچه واقعآ مهم است همیشه وجود داشته است. تیم پشتیبانی IT معمولآ موارد ضروری روزانه حل میکنند. طبیعتآ موارد غیر منتظره ممکن است هر لحظه پیش آید. تمرکز اصلی سازمان باید بر کاهش دادن وقوع حوادث بجای برخورد با آن باشد. این تغییر دیدگاه ممکن است در مرحله اول هزینه بر باشد ولی در آینده نتایج حاصله و مثبت به نفع شما خواهد بود.

4-    پراکندگی در مدیریت اطلاعات:  با افزایش حجم داده ها سازمان ها باید بر آن مدیریت، اطلاعات را متمرکز و طبقه بندی کنند و این امر آسانی نیست. در اکثر مواقع هر کاربر روش ذخیره سازی خود را برای سیستم خود دارد. گزارش و داده های حساس ممکن است هم در درایو رسمی سازمان و هم در سیستم کاربران ذخیره گردد. این برای کاربری که به دنبال بهبود کار خود است موردی ندارد ولی برای تیم IT از لحاظ تضمین موجودی و صحت داده ها موانعی ایجاد میکند.  توانایی شناسایی درست منابع اطلاعاتی شروع خوبی برای رسیدن به نظم لازم برای مدیریت مناسب بر منابع IT سازمان است.  استفاده از و مطالعه رفتار کاربر شاخص خوبی برای عملکرد بهتر است.

5-    داشتن فعالیت های متفاوت فراتر از توان IT: تیم های IT معمولآ آماده حل وقایع هستند. آنها در این موارد کنجکاو بوده و استعداد اینکار را دارند، اما آنها در بسیاری از موارد مشکلاتی را حل میکنند که خارج از ابعاد وظیفه کاری آنهاست و از فعالیت ها و وظایف اصلی خود غافل میشوند. در چنین مواقعی راهنمایی از هماهنگ کننده سازمان برای توجیح شفاف وظایف بسیار مهم است تا توانایی مدیریتو تمرکز تیم کاهش نیابد.

6-    کمبود اسناد و پروسه های استاندارد: در زمان کمبود اسناد و داشتن پروسه های غیراستاندارد، برای انجام فعالیت های روزمره، خاص و اضطراری، نوآوری داشته باشید و ابتکار به خرج دهید. این یکی از توانایی های مهم برای تیم IT میباشد ولی نباید در هر موردی مبتکرانه عمل نمود. بهترین روش برای آمادگی و مدیریت بر وقایع مستندسازی فعالیت ها و پروسه ها، گردش کار کارکنان و سعی کنید دائمآ مدیریت فعالیت ها را بهبود دهید.

7-    داشتن حجم های مگابایتی گزارشات غیر ضروری: داشتن سیستم هایی که مدام لیست وقایع تولید میکنند به سازمان کمک نمیکند و مدیریت بر وقایع IT را بهبود نمیبخشد. به همراه سیستم باید ابزار هایی برای پروسه کردن داده ها و تبدیل آنها به گزارشات اساسی و ضروری و اطلاعات مورد نیاز کسب و کار داشته باشید. با تمرکز بر پروسه کردن لاگ هایی که واقعآ بدان نیاز است ما به نتیجه مطلوب میرسیم و منابع را صرف هماهنگی، ذخیره و پروسه کردن داده های غیر ضروری نمیکنیم.
این مقاله به برخی از موارد اشاره میکند و ممکن است مسائل دیگری در سازمان شما وجود داشته باشد که در این لیست قید نشده است.