بهبود در بهره‌وری با داشتن Multi-channel در نرم‌افزار SimplyDesk
Multichannel- SimplyDesk
بهبود در بهره‌وری با داشتن Multi-channel در نرم‌افزار SimplyDesk :
کسب‌وکارها هزینه‌های زیادی را صرف ارائه خدمات به مشتری می‌کنند. برای حفظ رضایت مشتریان، سازمان‌ها باید تلاش فعالانه برای گوش کردن به حرف مشتری داشته باشند. پس‌نیاز به استخدام یک تیم و پرسنل متعهد دارید که بتواند مشکلات فعلی و احتمالی مشتریان را حل‌وفصل نماید. برخی سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ صدها نفر را برای حفظ رضایت مشتریان استخدام می‌کنند.
سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط قادر نیستند که پرسنل زیاد استخدام کنند چون هزینه این امر بالا است. این شرکت‌ها باید بیشتر تلاش کنند تا خواسته‌های مشتریان را برطرف کنند و همزمان در زمان صرفه‌جویی کنند. استفاده از تکنولوژی‌های پیش رفته مانند داشتن یک HelpDesk/ServiceDesk در زمان صرفه‌جویی می‌کند، بهره‌وری را بهبود می‌دهد و باعث داشتن مشتریان راضی می‌گردد.
اتلاف وقت هزینه‌بر است
درواقع زمان کاری تلف‌شده یعنی هدر رفتن پول و زمان صرفه‌جویی شده یعنی هزینه کمتر. به همین دلیل پیدا کردن روش‌های “افزایش بهبود در بخش خدمات به مشتری” نیاز است و همیشه یکی از الویت های بالای سازمان‌ها و شرکت‌ها می‌باشد.
صرف زمان بیشتر بر روی “کارشناسان خدمات مشتری” یعنی:
• توانایی ارائه خدمات به مشتریان بیشتر
• حل کردن مشکلات و درخواست‌های مشتریان در زمان سریع‌تر و کاهش زمان تماس‌ها
• بهبود کلی در رضایت مشتری باوجود یک تجربه خوب توسط مشتری
• نیاز به تعداد کمتر پرسنل برای مدیریت بر درخواست‌ها، مشکلات و سؤالات مشتریان
در این حالت شما کاهش پرسنل، رضایت بیشتر مشتریان، تسریع در اجرا درخواست مشتریان را تجربه خواهید کرد و درنهایت مشتریان تشویق به ادامه همکاری با شما می‌شوند.
تشویق پرسنل به ادامه Multi-tasking
Multi-tasking یعنی اجرا همزمان چند کار و این‌یکی از راحت‌ترین راه‌های بهبود بهره‌وری در محل کار است. اما یک کارفرما باید بااحتیاط از کارمندان خود درخواست Multi-tasking کند. در نظر داشته باشید که اگر یک کارمند بارکاری خود را دو برابر کند، تغییراتی در آن بخش سازمانی به وجود خواهد آمد. درحالی‌که شاید حس کنید که انجام دو برابر کار در یک روز غیرممکن است، با داشتن ابزار مناسب می‌توان به این هدف رسید. درواقع با داشتن یک HelpDesk/ServiceDesk چندکاناله (Multi Channel) شما به کارمندان خود کمک می‌کنید تا منظم شوند و درخواست‌هایی بیشتری را مدیریت کنند.
پیشنهاد می‌گردد که به آن‌ها هشدارها را آموزش دهید و آن‌ها را تشویق به انجام همزمان چند کار در اداره بکنید. برای مثال یک کارشناس می‌تواند به امور پرونده‌ها رسیدگی کند و در زمان شنیدن هشدار (Notification) به امور و درخواست مشتری رسیدگی کند و مجدداً به پرونده‌ها بپردازد. چون هشدار وجود دارد و نیاز نیست که او در کنار تلفن باشند می‌توانند کارهای بیشتری انجام دهند.
Multi-tasking صرفاً برای زمان کاری نیست
در زمان ارائه خدمات به مشتریان پرسنل می‌توانند در حال Multi-tasking باشند. در اکثر کسب‌وکارهای مدرن می‌توان از چند کانال با بخش‌های مختلف سازمان تماس گرفت و یک نماینده خدمات مجبور است که کانال‌ها را چند بار در روز چک کند. معمول‌ترین کانال‌های خدمات به مشتری ایمیل، تلفن و رسانه‌های اجتماعی است و برخی از شرکت‌ها در حال کسب تجربه با کانال‌های جدید هستند.
شرکت‌ها و سازمان‌ها سعی بر روان ساختن این پروسه از چند روش مختلف دارند. برخی از سازمان‌ها پرسنلی استخدام می‌کنند که صرفاً مسئول جوابگویی به مشتریان در هر کانال هستند و این خیلی خوب است، اگر نیروی انسانی کافی داشته باشید. در حال حاضر بسیاری از شرکت‌ها و سازمان‌ها در حال کاهش دادن پرسنل خود هستند.
با داشتن یک نرم‌افزار HelpDesk/ServiceDesk شما می‌توانید که یک تیم داشته باشید که هر یک از اعضای آن متخصص در یک کانال هستند. یک HelpDesk/ServiceDesk تمام درخواست‌ها را در یک مکان متمرکز می‌سازد. الگوریتم‌های آن به شما اجازه می‌دهد که به‌صورت خودکار درخواست را به کارشناس مناسب ارسال کنید. برای مثال یک درخواست خرید مستقیماً به بخش فروش و کارشناس تعیین‌شده ارسال می‌شود، به‌جای اینکه یک کارشناس با اطلاعات عمومی آنرا پروسه کند.
سرمایه‌گذاری در بهره‌وری آسان است
اکثر سازمان‌ها و شرکت‌های کوچک و متوسط تا جایی که امکان دارد کارها را به حالت سنتی انجام می‌دهند چون فکر می‌کنند روش‌های نوین هزینه‌های بالایی دارند. با تغییرات و تکامل مستمر در تکنولوژی درواقع هزینه‌ها در حال کاهش هستند. درگذشته لایسنس یک نرم‌افزار HelpDesk/ServiceDesk قیمت گزافی داشت و هزینه‌های جانبی مانند نصب و آموزش کارمندان نیز باید جداگانه پرداخت می‌شد. امروزه با داشتن یک HelpDesk/ServiceDesk مدرن و در کلاود قیمت‌ها بسیار پایین آمده و دسترسی به این برنامه از هر وسیله‌ای (Multi-device) امکان دارد.
این نرم‌افزارها (مانند SimplyDesk) بسیار ساده اجرا و تنظیم می‌شوند. منحنی یادگیری پایین می‌آید و همه موارد نرم‌افزار مشخصاً در کنترل سازمان است. با موجود بودن همه مشخصات نیاز زیادی به آموزش نیست. این یعنی بهره‌وری آسان و بدون معطلی.
بهره‌وری یعنی کاهش هزینه‌ها
با بهبود دادن به بخش خدمات به مشتری سازمان، هزینه‌های بیشتری کاهش میابد. با حل کردن و بستن درخواست مشتری فروش افزایش خواهد یافت. با داشتن نظم و تمرکز اولیه بر بهره‌وری بالا، شما هزینه کمتری روی عملیات خواهید داشت.
بهبود در بهره‌وری با داشتن Multi-channel در نرم‌افزار SimplyDesk :
